Automatizace poptávek z webu: co udělá AI asistent a co vy

Jak AI asistent poptávku zpracuje

AI asistent pro firmu se postaví mezi formulář a vaši schránku. Poptávku přečte stejně jako člověk, jen hned a v kteroukoli denní dobu. Podle pravidel, která s vámi nastavíme, s ní udělá tohle:

• Roztřídí ji. Pozná, o jakou službu jde, jak je poptávka naléhavá a jestli jde o nového zákazníka, stávajícího klienta, nebo nabídku od dodavatele.
• Zkontroluje, co chybí. Když zákazník nenapsal adresu, rozměry nebo termín, asistent se zeptá, než se k poptávce dostanete vy.
• Zapíše ji tam, kde ji chcete mít. Do CRM, tabulky nebo kalendáře, bez ručního přepisování.
• Připraví návrh odpovědi. Podle vašeho ceníku, vašich vzorů a vašeho tónu. Vy jen zkontrolujete a odešlete.
• Ohlídá, aby se nezapomnělo. Když poptávka leží bez odpovědi, asistent vám to připomene.

Zákazník tak dostane rychlou a věcnou reakci a vy místo rozházené schránky ráno vidíte přehled: co přišlo, co je naléhavé a co čeká jen na vaše schválení.

Co musí zůstat na člověku

Asistent je dobrý na rutinu, ne na rozhodnutí. Některé věci má vždy předat vám a dobře nastavená automatizace je pozná:

• Cena, která není v ceníku, sleva nebo výjimka.
• Stížnost, reklamace nebo nespokojený zákazník.
• Dotaz, na který asistent nemá pravidlo. Nemá si odpověď vymýšlet, má ho poslat dál.
• Velká zakázka nebo důležitý klient, kde rozhoduje osobní přístup.
• Cokoli, co zavazuje firmu, třeba smlouva nebo termín, který nemáte potvrzený.

Na začátku doporučujeme, aby asistent odpovědi jen připravoval a vy je schvalovali. Až uvidíte, že návrhy sedí, můžete mu nechat odesílat sám ty nejjednodušší. Rozhodnutí je vždy vaše.

Co připravit, aby automatizace fungovala

Asistent je tak dobrý, jak dobré podklady dostane. Než se do automatizace pustíte, připravte si pár věcí. Pomůžou i bez ní, protože si ujasníte, jak s poptávkami pracujete:

• Formulář na webu, který se ptá na to podstatné. Méně polí, ale ta správná.
• Ceník nebo aspoň pravidla, podle kterých nacenujete.
• Pár vzorových odpovědí na nejčastější dotazy.
• Jedno místo, kde poptávky evidujete, i kdyby to byla tabulka.
• Jasno v tom, kdo poptávky schvaluje a kdo je řeší, když je majitel pryč.

Pozor i na osobní údaje. Poptávka obsahuje jméno, telefon a e-mail, takže je potřeba vědět, kde se data zpracovávají a kdo k nim má přístup. Na to se zeptejte každého dodavatele.

Jak poznat, že automatizace funguje

Před spuštěním si zapište, jak dlouho dnes trvá, než zákazník dostane první odpověď, a kolik času týdně padne na přepisování a doplňování poptávek. Po pár týdnech provozu to porovnejte.

Sledujte i to, kolik návrhů od asistenta musíte opravovat. Když oprav ubývá, pravidla jsou nastavená dobře a asistentovi můžete svěřit víc. Když přibývají, je potřeba doplnit vzory nebo ceník. Ptejte se také lidí, kteří s poptávkami pracují. Ti nejlépe poznají, jestli jim práce ubyla.

Kdo to u nás dělá

AI automatizace a asistenty pro firmy dělá naše sesterská značka Autevio. Sjednotí systémy ve firmě a postaví asistenta, který majiteli drží přehled a převezme rutinu. Ceny, postup i ukázky najdete na autevio.cz.

Moderní Komunikace staví web a formulář, ze kterého poptávky přicházejí. Autevio navazuje asistentem, který je zpracuje. Pro makléře z projektu Kuba Makléřem tak vznikl prémiový web i AI asistent napojený na CRM a ChatGPT v jednom týmu.

Začínáme menším krokem. Vyzkoušíte si nás na jedné věci dřív, než se pustíte do většího projektu. Často je to právě zpracování poptávek, protože se rychle ukáže, kolik času ušetří. Když chcete vědět, jestli se automatizace poptávek vyplatí právě vám, vyberte si 30min hovor zdarma.